CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
RÉSIDENCES DE TOURISME


La protection de vos Données est essentielle pour construire une relation de confiance.

C’est pourquoi nous y apportons le plus grand soin. Pour les protéger, pour garantir vos droits, et pour veiller au respect des règles en la matière.

Cette notice d’information vous explique pourquoi RESIDE ETUDES GESTION a besoin de collecter certaines de vos données, comment celles-ci seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées, et les droits dont vous disposez.

La présente Charte s’applique aux données à caractère personnel traitées par la société RESIDE ETUDES GESTION (France), agissant en qualité de responsable de traitement pour le compte de RESIDENCES SERVICES GESTION ET RESIDE ETUDES APPARTHOTELS, exploitant les enseignes RESIDHOME, MY RESIDHOME et SEJOURS & AFFAIRES.

1. Information sur les traitements les plus fréquents

Vous trouverez ci-dessous la synthèse des traitements les plus fréquents réalisés par RESIDE ETUDES GESTION pour les clients et futurs clients des enseignes RESIDHOME, MY RESIDHOME et SEJOURS & AFFAIRES.

GESTION DE LA PROSPECTION COMMERCIALE

FinalitéProspecter auprès des clients et clients potentiels, aux fins de mettre en avant les offres de séjour dans nos établissements de tourisme.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, employeur (pour les professionnels seulement), correspondances, segmentation marketing, mesure d’audience sur nos sites web.

Conservation : 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect ou du client. 24 mois maximum pour les données issues de cookies.
DestinatairesPersonnes habilitées des Directions des Ventes, Commerciale et Marketing, et Digital.

Administrateurs habilités des sous-traitants en charge de l’hébergement des sites web, de l’outil de gestion commerciale, et du routage des communications.
Bases légalesConsentement (prospect) ou intérêt légitime (client) pour les communications commerciales, et consentement pour les cookies d’analyse d’audience.

GESTION DES JEUX-CONCOURS

FinalitéOrganiser des jeux concours, récolter les réponses, désigner les gagnants et leur attribuer leur récompense ou lot.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, école d’appartenance, correspondances, questionnaires de jeux-concours, segmentation marketing, mesure d’audience sur nos sites web, procès-verbal de désignation des gagnants, type et valeur du lot attribué pour les gagnants.

Conservation : 2 ans à compter de la fin du jeu-concours ou de la remise du lot. 24 mois maximum pour les données issues de cookies.
DestinatairesPersonnes habilitées des Directions Marketing Tourisme et Digital.

Administrateurs habilités des sous-traitants en charge de l’hébergement des sites web, de l’outil de gestion, et du routage des communications.
Bases légalesConsentement.

GESTION DES COMMANDES ET RÉSERVATIONS

FinalitésPermettre à nos clients de réserver un logement dans un apparthôtel à des fins touristiques ou de séjour d’affaires dans l’une de nos enseignes.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, caractéristiques du logement réservé, durée du séjour, correspondances éventuelles, montant de la transaction et prestations associées. Moyen de paiement utilisé (chiffré et tronqué immédiatement lors de la transaction). Horodatage des connexions aux sites web utilisés, et mesure d’audience du site web le cas échéant.

Conservation : 15 mois maximum pour les données tronquées et chiffrées de paiement (accessibles uniquement par notre prestataire de service de paiement). Le CVV n’est pas conservé. 5 ans à compter de la fin du séjour pour les données de réservation, et 10 ans pour les données comptables.
DestinatairesPersonnes habilitées des Directions Commerciale, de l’Exploitation, du Digital, et des Résidences concernées.

Administrateurs habilités des outils de gestion hôtelière, de l’hébergeur des sites web et du prestataire de service de paiement.

Personnel habilité des plateformes de réservation externes (booking.com, Expedia…) ou agences de voyage, si vous avez réservé par leur intermédiaire. Dans cette hypothèse, ces tiers demeurent également responsables du traitement de vos données.
Bases légalesNécessaire à la conclusion du contrat de réservation.

GESTION DE L’ACCUEIL ET DE L’HÉBERGEMENT

FinalitéAccueillir les clients dans nos apparthôtels, remplir la fiche de police obligatoire, et répondre aux éventuels besoins de services complémentaires des clients : parking, restauration ou autre.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité complète avec numéro de pièce d’identité, date et lieu de naissance, coordonnées, caractéristiques du logement réservé, correspondance éventuelle, détail de la réservation, services consommés (parking, restauration…), préférences du client le cas échéant, moyen de paiement utilisé (chiffré et tronqué immédiatement lors de la transaction).

Conservation : 6 mois pour les fiches dites « de police », 5 ans à compter de la fin du séjour pour les données contractuelles, et 10 ans à compter de la fin de l’exercice pour les éléments comptables. 15 mois maximum pour les données tronquées et chiffrées de paiement (accessibles uniquement par notre prestataire de service de paiement). Le CVV n’est pas conservé.
DestinatairesPersonnel habilité des Directions de l’Exploitation, Informatique, et de l’établissement concerné.

Administrateurs habilités de l’outil de gestion hôtelière, de son hébergeur, et administrateurs habilités du prestataire de services de paiement.
Bases légalesObligation légale pour les fiches de police (Art R.611-42 CESE et Arrêté du 1er octobre 2015).

Nécessaire à l’exécution du contrat de prestations de service correspondant aux services à rendre.

GESTION DU PROGRAMME DE FIDÉLITÉ

Finalité et base légaleFidéliser et récompenser les membres du programme de fidélité des enseignes de résidences de tourisme, en leur offrant des avantages, des bons de réduction et des cadeaux.

Ce traitement est basé sur le consentement.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, correspondance éventuelle, habitudes de consommation de nos services et segmentation marketing, profession le cas échéant.

Les données correspondantes sont conservées 3 ans à compter du dernier contact émanant du client.
DestinatairesPersonnel habilité des Directions de l’Exploitation et du Digital.

Administrateurs habilités du sous-traitant en charge de l’hébergement du site web du Programme de fidélité.

GESTION DES ESPACES CLIENTS EN LIGNE

FinalitésGérer les espaces clients en ligne sur les sites du Groupe dédiés aux résidences de tourisme. Gérer les demandes d'annulation et modifications de commandes, et permettre aux clients de consulter leur historique de réservations (jusqu'à 6 mois). Gérer les sessions utilisateurs et la sécurité.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, données de mesure d’audience et d’horodatage des connexions au sites web. Commandes et réservations, annulations et modifications de commandes.

Conservation : 12 mois pour les données d’horodatage. 24 mois pour les données issues des traceurs de mesure d’audience. 6 mois à compter de l’enregistrement pour les données relatives aux commandes, annulations, et modifications de réservations. 3 ans à compter de l’inactivité pour les données du compte client.
DestinatairesAdministrateurs habilités des Directions du Digital et des centrales de réservation hôtelières.

Administrateurs habilités de l’hébergeur des sites web.
Bases légalesConsentement pour la création, la gestion de compte et les cookies optionnels, et intérêt légitime pour les cookies essentiels et les données d’horodatage.

GESTION DES BADGES D’ACCÈS EN RÉSIDENCES

Finalité et base légaleSécuriser les accès des clients en résidences de tourisme au bâtiment ainsi qu'à leur appartement.

Ce traitement est basé sur notre intérêt légitime, afin d’assurer la sécurité des personnes et des biens.
Données traitées et durées de conservationNuméro de badge, numéro d’appartement, et horodatage des ouvertures de porte.

Conservation : 500 ouvertures de porte.
DestinatairesDirection de l’établissement concerné (pour les accès de leur résidence exclusivement).

Personnel habilité des sous-traitants en charge de la maintenance des systèmes de badges.

GESTION DE LA VIDÉOSURVEILLANCE ET VIDÉOPROTECTION

Finalité et base légaleVeiller à la sécurité du personnel, des résidents et des biens en résidences de tourisme. Le traitement est basé sur l’intérêt légitime du Responsable de traitement et sur son obligation légale d’assurer la sécurité de ses salariés.
Données traitées et durées de conservationImages de vidéosurveillance, conservées 30 jours maximum en l’absence d’incident grave nécessitant une extraction sécurisée.
DestinatairesDirecteur de la résidence. Personnel chargé de l’accueil en résidence (visionnage en temps réel seulement).

Personnels habilités des sous-traitants chargés de la maintenance sur site des installations.

GESTION DES IMPAYÉS

Finalité et base légaleRecouvrer les impayés dûs par les clients concernant leur séjour ou les prestations de services consommées et non-réglées. Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat correspondant et à la préservation des intérêts économiques légitimes du Responsable de traitement.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité et coordonnées, dossier de réservation, services consommés, correspondances et montants des impayés, balance comptable, pièces de procédure le cas échéant.

Conservation : 5 ans à compter de l’impayé en l’absence de régularisation.
DestinatairesPersonnels habilités des Directions Gestion locative, Crédit management, Comptabilité, Informatique, et le cas échéant huissiers, avocats ou agences de recouvrement.

2. Informations complémentaires

2.1 D’où proviennent les données traitées vous concernant ?

Les données vous concernant, que nous collectons ou détenons, peuvent provenir de diverses sources. Elles peuvent avoir été :

  • collectées directement auprès de vous ou que vous nous avez demandé de collecter pour vous ;
  • collectées dans le passé ou par d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • collectées lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites Internet, lorsque vous nous appelez ou vous entrez en contact avec nous ;
  • transmises par des partenaires ou des prestataires, auprès desquels vous avez préalablement exprimé une demande de renseignements, donné votre consentement à de la prospection pour compte de partenaires ou effectué une réservation, notamment les plateformes de réservation en ligne du marché.

2.2 Avec qui sommes-nous susceptibles de partager vos données ?

En fonction des besoins et de la finalité du traitement concerné, nous sommes susceptibles de partager certaines données avec :

  • d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES en ce compris toute société (nouvelle ou potentielle) du Groupe RESIDE ETUDES (issue d’une restructuration du Groupe ou consécutivement à l’acquisition d’autres sociétés ou une opération de fusion avec d'autres sociétés) ou toute société qui procède à l’acquisition de tout ou partie d’une société, d’un fonds de commerce ou d’une branche d’activité du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • des sous-traitants, des mandataires, des prestataires de services, qui travaillent pour nous ou d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • les plateformes de réservation hôtelières en ligne que vous avez utilisées ;
  • nos conseils, avocats, huissiers, notaires;
  • les Autorités et organismes publics, juridictions judiciaires ou administratives, en cas de demandes légitimes, notamment pour répondre à des exigences en matière de sécurité nationale, de lutte contre la fraude ou d’une autre obligation légale.

2.3 Plus d’informations sur les transferts hors Espace Économique Européen

Vos données sont généralement traitées dans l’Union Européenne.

Néanmoins, dans l’hypothèse où RESIDE ETUDES GESTION ferait appel à un prestataire situé en dehors de l’Union Européenne, des règles garantissant la protection et la sécurité de vos informations seront mises en place (clauses de protection spécifiques des données, plan d’assurance sécurité, décision d’adéquation par la Commission Européenne…). Ces garanties peuvent vous être communiquées sur simple demande, à l’exception des éléments confidentiels soumis au secret des affaires.

2.4 Exigence légale ou réglementaire, et protection de nos droits

Nous sommes également susceptibles de traiter certaines données dans le cadre de la défense ou de la protection de nos droits et intérêts (par exemple pour le recouvrement de sommes dues, la cession de créances, ou la défense de nos droits de propriété intellectuelle), d'actions en justice, de gestion de réclamations ou de litiges, ou en cas d’opérations de restructuration de sociétés, d’apports de fonds de commerce, de fusion ou d’acquisition.

3. Quels sont vos droits et comment les exercer auprès de nous ?

Préalablement, nous vous remercions de veiller à ne pas nous transmettre plus d’informations que celles que nous sollicitions auprès de vous, et que celles-ci soient bien à jour. Si par ailleurs vous nous fournissez des informations sur un tiers, par exemple sur un accompagnant, vous devez vous assurer qu’il en est d’accord.

Vous disposez des droits suivants sur les données personnelles vous concernant :

  • le droit d’obtenir des informations sur les données que nous détenons sur vous et les traitements mis en œuvre ;
  • le droit de retirer à tout moment votre consentement (pour les traitements basés sur le consentement) ;
  • le droit de rectifier vos données ;
  • le droit de nous demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (veuillez noter que des dispositions légales ou réglementaires ou des raisons légitimes peuvent nous imposer de conserver vos données) ;
  • le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données, dans certaines circonstances (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire).


Ces droits sont personnels et individuels. Ils ne peuvent être exercés pour un tiers, sauf si vous disposez d’un mandat valable en ce sens de la part de la personne concernée ou que vous en êtes son représentant légal.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de la CNIL.

Si vous êtes prospect, ou client de l’une de nos résidences de tourisme RESIDHOME, MYRESIDHOME et SEJOURS & AFFAIRES et que vous souhaitez exercer vos droits ou encore si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos données, nous vous invitons à nous contacter :

Par voie postale :
RESIDE ETUDES GESTION
À l’attention de la Direction Juridique
96-104 Avenue Charles De Gaulle – 92210 Neuilly-sur-Seine (France)

Par email : contactez-nous via le formulaire ci-dessous.

Nous vous rappelons que vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (merci de cliquer ici ou d’adresser un courrier à l’adresse suivante : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris - Cedex 07).

Formulaire de contact – exercice de droits

Votre message a été envoyé et sera traité dans les meilleurs délais.

NB : merci d’indiquer le cas échéant celle que vous avez déjà utilisé pour nos services, afin de nous permettre de vous identifier.