CHARTE DE PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
RÉSIDENCES ÉTUDIANTES


La protection de vos Données est essentielle pour construire une relation de confiance.

C’est pourquoi nous y apportons le plus grand soin. Pour les protéger, pour garantir vos droits, et pour veiller au respect des règles en la matière.

Cette notice d’information vous explique pourquoi RESIDE ETUDES GESTION a besoin de collecter certaines de vos données, comment celles-ci seront utilisées et protégées, combien de temps elles seront conservées, et les droits dont vous disposez.

La présente Charte s’applique aux données à caractère personnel traitées par la société RESIDE ETUDES GESTION (France), agissant en qualité de responsable de traitement pour le compte de RESIDENCES SERVICES GESTION ET RESIDE ETUDES APPARTHOTELS, exploitant les enseignes LES ESTUDINES et STUD’CITY.

1. Information sur les traitements les plus fréquents

Vous trouverez ci-dessous la synthèse des traitements les plus fréquents réalisés par RESIDE ETUDES GESTION pour les résidents et futurs résidents des estudines et Stud’City.

GESTION DE LA PROSPECTION COMMERCIALE

FinalitéProspecter auprès des potentiels résidents, aux fins de mettre en avant les offres locatives estudines et Stud’City.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, qualité d’étudiant, correspondances, segmentation marketing, mesure d’audience sur nos sites web.

Conservation : 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect, et 24 mois maximum pour les données issues de cookies.
DestinatairesPersonnes habilitées des Directions Marketing étudiant et Digital.

Administrateurs habilités des sous-traitants en charge de l’hébergement des sites web, de l’outil de gestion, et du routage des communications.
Bases légalesConsentement

GESTION DES JEUX-CONCOURS

FinalitéOrganiser des jeux concours, récolter les réponses, désigner les gagnants et leur attribuer leur récompense ou lot.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, école d’appartenance, correspondances, questionnaires de jeux-concours, segmentation marketing, mesure d’audience sur nos sites web, procès-verbal de désignation des gagnants, type et valeur du lot attribué pour les gagnants.

Conservation : 2 ans à compter de la fin du jeu-concours ou de la remise du lot, et 24 mois maximum pour les données issues de cookies.
DestinatairesPersonnes habilitées des Directions Marketing étudiant et Digital.

Administrateurs habilités des sous-traitants en charge de l’hébergement des sites web, de l’outil de gestion, et du routage des communications.
Bases légalesConsentement.

GESTION DES RÉSERVATIONS

FinalitésÉvaluer la situation d'un candidat à la location d'un appartement dans une résidence étudiante.

Préparer la constitution du dossier de location en cas d'acceptation du candidat.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, copie de titre d’identité, caractéristiques du logement souhaité, justificatifs de revenus, situation professionnelle et justificatif de scolarité, correspondances, et enregistrement audio des éventuelles conversations téléphoniques, le cas échéant. Horodatage des connexions aux sites web utilisés. Le cas échéant comptes-rendus des entretiens avec le futur résident.

Conservation : 3 mois pour les conversations téléphoniques. 12 mois pour l’horodatage des connexions à nos sites web. Les dossiers de réservation sont conservés 13 mois à compter de la demande en cas de refus, ou 5 ans à compter de la fin du bail en cas d’acceptation.
DestinatairesPersonnes habilitées des Direction Centrales de réservation, Informatique et du Digital.

Administrateurs habilités des outils de gestion et d’édition de contrat, hébergeur des sites web.
Bases légalesNécessaire à la conclusion d'un bail d'habitation (conformément au décret 2015-1437) et dans l'intérêt légitime du bailleur qui tient à vérifier que les capacités financières du candidat lui permettent d'honorer les conditions financières de son bail.

GESTION DES ESPACES CLIENTS EN LIGNE

FinalitésGérer les espaces clients en ligne sur les sites du Groupe dédiés aux résidences étudiantes. Gérer les sessions utilisateurs et la sécurité.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, données de mesure d’audience et d’horodatage des connexions au sites web.

Conservation : 12 mois pour les données d’horodatage. 24 mois maximum pour les données issues de cookies. 3 ans à compter de l’inactivité pour les données du compte client.
DestinatairesAdministrateurs habilités de la Direction du Digital.

Administrateurs habilités de l’hébergeur des sites web.
Bases légalesConsentement pour la création, la gestion de compte et les cookies optionnels ; intérêt légitime pour les cookies essentiels et les données d’horodatage.

GESTION DES SERVICES PARA-HÔTELIERS

FinalitésGestion des prestations de ménage, restauration, parking, selon leur disponibilité dans chacune des résidences.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité, coordonnées, numéro de logement, planning d’intervention en cas de ménage, correspondance le cas échéant, transactions, montants et moyen de paiement utilisé (chiffré et tronqué immédiatement lors de la transaction).

Conservation : 5 ans à compter de la fin du contrat pour les données contractuelles et relatives aux services rendus, 10 ans à compter de la fin de l’exercice pour les données comptables. 15 mois maximum pour les données tronquées et chiffrées de paiement (accessibles uniquement par notre prestataire de service de paiement). Le CVV n’est pas conservé.
DestinatairesPersonnes habilitées de l’établissement concerné, Administrateurs habilités de l’outil de gestion des services, et administrateurs habilités du prestataire de services de paiement.
Bases légalesExécution du contrat de prestation de services correspondant.

GESTION LOCATIVE

Finalité et base légaleGérer le bon déroulement des relations locatives avec les résidents : gestion des paiements et quittancement, gestion des réparations, gestion des relations avec les résidents ou des éventuels troubles de jouissance. Le traitement est nécessaire pour l’exécution du bail.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité et de coordonnées, dossier locataire constitué lors de la contractualisation, quittances de loyers, emplacement du logement, correspondances et réclamations auprès de gestion locative, montants des loyers et balance comptable, incidents de paiement, troubles de jouissance occasionnés ou subis.

Conservation : 5 ans à compter du bail pour les éléments contractuels et relatifs au dossier locataire, et 10 ans à compter de la fin de l’exercice pour les éléments comptables.
DestinatairesPersonnels habilités des Directions Gestion locative et Informatique. Les propriétaires des logements peuvent être destinataires des données d’identité de leurs locataires, conformément au Décret N°2023-323.

GESTION DE LA VIDÉOSURVEILLANCE ET VIDÉOPROTECTION

Finalité et base légaleVeiller à la sécurité du personnel, des résidents et des biens en résidences étudiantes. Le traitement est basé sur l’intérêt légitime du Responsable de traitement et sur son obligation légale d’assurer la sécurité de ses salariés.
Données traitées et durées de conservationImages de vidéosurveillance, conservées 30 jours maximum en l’absence d’incident grave nécessitant une extraction sécurisée.
DestinatairesDirecteur de la résidence. Personnel chargé de l’accueil en résidence (visionnage en temps réel seulement).

Personnels habilités des sous-traitants chargés de la maintenance sur site des installations (toutes résidences).

GESTION DES IMPAYÉS

Finalité et base légaleRecouvrer les impayés dûs par les résidents concernant leur bail ou les prestations de services consommées et non-réglées. Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat correspondant et à la préservation des intérêts économiques légitimes du Responsable de traitement.
Données traitées et durées de conservationDonnées d’identité et coordonnées, dossier locataire et bail, correspondances et comptes-rendus d’entretiens, montants des impayés et balance comptable, pièces de procédure le cas échéant.

Conservation : 5 ans à compter de l’impayé en l’absence de régularisation.
DestinatairesPersonnels habilités des Directions Gestion locative, Comptabilité, Informatique, et le cas échéant huissiers, avocats ou agences de recouvrement.

2. Informations complémentaires

2.1 D’où proviennent les données traitées vous concernant ?

Les données vous concernant que nous collectons ou détenons peuvent provenir de diverses sources. Elles peuvent avoir été :

  • collectées directement auprès de vous ou que vous nous avez demandé de collecter pour vous ;
  • collectées dans le passé ou par d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • collectées lorsque vous échangez avec nous, par exemple lorsque vous visitez nos sites Internet, lorsque vous nous appelez ou vous entrez en contact avec nous ;
  • transmises par des partenaires ou des prestataires spécialistes des résidences étudiantes, auprès desquels vous avez préalablement exprimé une demande de renseignements, ou le cas échéant réservé un service (par exemple le service de réservation du parking, qui peut être géré par un tiers). Nous imposons à ces partenaires d’avoir obtenu votre consentement au préalable pour ce transfert.

2.2 Avec qui sommes-nous susceptibles de partager vos données ?

En fonction des besoins et de la finalité du traitement concerné, nous sommes susceptibles de partager certaines données avec :

  • d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES en ce compris toute société (nouvelle ou potentielle) du Groupe RESIDE ETUDES (issue d’une restructuration du Groupe ou consécutivement à l’acquisition d’autres sociétés ou une opération de fusion avec d'autres sociétés) ou toute société qui procède à l’acquisition de tout ou partie d’une société, d’un fonds de commerce ou d’une branche d’activité du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • des sous-traitants, des mandataires, des prestataires de services, qui travaillent pour nous ou d’autres sociétés du Groupe RESIDE ETUDES ;
  • nos conseils, avocats, huissiers, notaires ou agences de recouvrement le cas échéant;
  • les Autorités et organismes publics, juridictions judiciaires ou administratives, en cas de demandes légitimes, notamment pour répondre à des exigences en matière de sécurité nationale, de lutte contre la fraude ou d’une autre obligation légale.

2.3 Plus d’informations sur les transferts hors Espace Economique Européen

Vos données sont généralement traitées dans l’Union Européenne.

Néanmoins, dans l’hypothèse où RESIDE ETUDES GESTION ferait appel à un prestataire situé en dehors de l’Union Européenne, des règles garantissant la protection et la sécurité de vos informations seront mises en place (clauses de protection spécifiques des données, plan d’assurance sécurité, décision d’adéquation par la Commission Européenne…). Ces garanties peuvent vous être communiquées sur simple demande, à l’exception des éléments confidentiels soumis au secret des affaires.

2.4 Exigence légale ou réglementaire, et protection de nos droits

Nous sommes également susceptibles de traiter certaines données dans le cadre de la défense ou de la protection de nos droits et intérêts (par exemple pour le recouvrement de sommes dues, la cession de créances, ou la défense de nos droits de propriété intellectuelle), d'actions en justice, de gestion de réclamations ou de litiges, ou en cas d’opérations de restructuration de sociétés, d’apports de fonds de commerce, de fusion ou d’acquisition.

3. Quels sont vos droits et comment les exercer auprès de nous ?

Préalablement, nous vous remercions de veiller à ne pas nous transmettre plus d’informations que celles que nous sollicitions auprès de vous, et que celles-ci soient bien à jour. Si vous êtes résident, nous vous prions de nous informer par écrit dans les meilleurs délais de tout changement significatif dans votre situation. Si par ailleurs vous nous fournissez des informations sur un tiers, par exemple un garant ou un parent, vous devez vous assurer qu’il en est d’accord.

Vous disposez des droits suivants sur les données personnelles vous concernant :

  • le droit d’obtenir des informations sur les données que nous détenons sur vous et les traitements mis en œuvre ;
  • le droit de retirer à tout moment votre consentement (pour les traitements basés sur le consentement);
  • le droit de rectifier vos données ;
  • le droit de nous demander la suppression de vos données dans certaines circonstances (veuillez noter que des dispositions légales ou réglementaires ou des raisons légitimes peuvent nous imposer de conserver vos données) ;
  • le droit de nous demander de restreindre ou de vous opposer au traitement de vos données, dans certaines circonstances (veuillez noter que nous sommes susceptibles de continuer à traiter vos données personnelles si nous avons une raison légitime de le faire).


Ces droits sont personnels et individuels. Ils ne peuvent être exercés pour un tiers, sauf si vous disposez d’un mandat valable en ce sens de la part de la personne concernée ou que vous en êtes son représentant légal.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de la CNIL.

Si vous souhaitez exercer vos droits ou encore si vous souhaitez en savoir plus sur la protection de vos données, nous vous invitons à nous contacter :

Par voie postale :
RESIDE ETUDES GESTION
À l’attention de la Direction Juridique
96-104 Avenue Charles De Gaulle – 92210 Neuilly-sur-Seine (France)

Par email : contactez-nous via le formulaire ci-dessous.

Nous vous rappelons que vous disposez également du droit de déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (merci de cliquer ici ou d’adresser un courrier à l’adresse suivante : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 Paris - Cedex 07).

Formulaire de contact – exercice de droits

Votre message a été envoyé et sera traité dans les meilleurs délais.

NB : merci d’indiquer le cas échéant celle que vous avez déjà utilisé pour nos services, afin de nous permettre de vous identifier.